نظام المشتريات (الشراء المباشر)
- يتعامل النظام وفق التخطيط المسبق للامور حيث تقوم الادارات بتسجيل احتياجاتها السنوية من المشتريات
- يسهل النظام عملية تسجيل طلبات الشراء من الادارات المختلفة .
- يسهل النظام عملية ادخال الاصناف سواء بالبحث فى سل الاصناف المسجله مسبقا او تسجيل صنف جديد
- دورة مشتريات كاملة من استلام طلب الجهة للأصناف أو الخدمات انتهاء بتسليم استحقاقات المورد حيث الترتيب...خطاب الجهة الطالبة / خطابات الدعوة/ عروض الأسعار/ تحليل العروض والترسية / طلب الحجز/ التعميد
- توفير قاعدة معلومات موسعة عن الموردين والمقاولين
- توجيه الدعوات آليا حسب نشاط أو نشاطات المورد.
- تسجيل عروض الأسعار التي قدمت وتوفر قاعدة بيانات تاريخية عن أسعار الأصناف المقدمة والتي تم التوريد بها.
- عدم اشتراط تعريف الأصناف في المستودعات حيث يتم التعامل معها لاحقا عند الاستلام
- جمع جميع مستندات الشراء التي تخص عملية واحدة ضمن رقم موحد يسهل متابعته ومعرفة وضع كل عملية والمرحلة التي فيها.
- إمكانية أن تقوم الإدارات الداخلية بتسجيل طلباتها من الأصناف والخدمات من خلال طلب التأمين بشكل مباشر وتستكمل دورة العمل في المشتريات بعد اعتماد صاحب الصلاحية.
- الربط مع النظام المالي بالنسبة لحجز المبالغ قبل إصدار التعاميد ومنع إصدار أي تعميد بدون حجز إلا من قبل مدير النظام.
- طباعة النماذج (الدعوات والتعاميد ومذكرات الحجز ...الخ) إضافة إلى استطلاعات وتقارير عديدة عن عمليات الشراء والمعلومات التاريخية.
- متابعة التسليم بالربط مع نظام المستودعات والتحذير التلقائي على التعاميد التي تأخر تسليمها كليا أو جزئيا.
- إمكانية الاستعلام مباشرة عن وضع مستحقات الموردين في المالية.
- يمكن إعطاء مستخدم المشتريات المباشرة صلاحية على نظام المستودعات، للاستطلاع عن الكميات الموجودة لصنف محدد.
- التعاميد لها ارتباط مباشر بنظام المستودعات عند توريدها
- سهولة تصنيف الاصناف التى لم يتم تصنيفها فى التعميد لتصنف لاحقا قبل دخولها المستودع
نظام إدارة العقود والمناقصات
نظام إدارة العقود والمناقصات يعتبر وسيلة الاتصال التي من خلالها يتم تأمين احتياجات ومستلزمات المؤسسة على اختلاف أنواعها وإداراتها, ويعتبر أيضا حلقة الاتصال بين المؤسسة من جهة والموردين والمتعهدين من جهة أخرى و هو يلعب دوراً رئيسياً في توفير المستلزمات وفي الإعلان عن المناقصات وترسيتها ,حيث يتم من خلال هذا النظام متابعة المشاريع والمنافسات والعقود ابتداءً من الإعلان عنها في الصحف وانتهاءً بترسيتها على المتعهد المناسب ومن ثم القيام بمتابعة العمل ومتابعة صرف مبالغه المستحقة من الإدارة المالية إضافة إلى متابعة الضمانات البنكية وتمديدها أو مصادرتها أو الافراج عنها.
- يشمل النظام ادارة العملية بدءا من تسجيل احتياج الادارة لطلبات المواد وارتباط ذلك بتوفر المواد فى المستودعات او عدم توفرها وقرار صاحب الصلاحية بالاحتياج من عدمه
- يشمل النظام دورة العمل التي تخص المنافسات ابتداء من إدخال معلومات المنافسة والمواصفات وجداول الكميات والشروط واعتمادها من قبل أصحاب الصلاحية والإعلان عنها انتهاء بالتعميد وتوقيع العقود واستلام الموقع.
- يتيح النظام ادخال حركة الاعلان عن المنافسة محدد فى الاعلان رقمه وتاريخ الاعلان واخر موعد لتقديم العطاءات وموعد فتح المظاريف حيث يتم الاعلان فى 3 اماكن على الاقل
- يتاح تمديد الاعلان بإعلان جديد وتاريخ نهاية جديد وتاريخ فتح مظاريف جديد وكلهم مرتبطين بنفس رقم المنافسة
- يتاح من خلال بوابة خدمات التقديم على المنافسة وتسجيل بيانات الجهة الطالبة للتقدم ونشاطها وكامل بياناتها
- تسجيل المتقدمين والمعتذرين وتسجيل شراء الكراسات.
- يتاح من بوابة خدمات شراء الكراسة وطباعتها بعد الموافقة على مطابقة نشاط الشركة حيث يكون السداد باكثر من طريقة من بينها نظام سداد
- طباعة آلية للنماذج المستخدمة الإشعارات والمحاضر والعقود.
- إدخال التعديلات ومتابعتها التي تتم على جداول الكميات والمواصفات قبل أو أثناء التنفيذ.
- تسجيل عمليات الانسحاب ومصادرة الضمانات وسحب العقود والمشاريع.
- يتيح النظام للجنة فتح المظاريف التأشير امام كل متقدم عن الاوراق التى قام بتقديمها وكتابة اى ملاحظات حول الاوراق ويتم طباعة المحضر .
- يتيح النظام توزيع المنافسة على اكثر من متقدم
- الربط مع اعتمادات الميزانية المخصصة للعقد أو المشروع.
- متابعة إعادة طرح المنافسات وكذلك إعادة الترسية على الموردين أو المقاولين
- تسجيل التمديد وإعادة طرح المنافسات.
- طباعة آلية لخطابات التنبيه والإنذار.
- توفر العديد من الاستعلامات حول وضع المنافسات والعديد من التقارير و الكشوفات التفصيلية والتحليلية والإحصائية.
- العمل مع مختلف العقود (توريد , توريد وتركيب, تشغيل وصيانة, عقود مشاريع إنشائية.
- إمكانية إيقاف/فك إيقاف المنافسة كما يمكن إلغائها
- تقرير لخطابات الدعوات المباشرة، مع خيار جميع الموردين في خطاب واحد أو كل مورد بخطاب مستقل.
- صلاحية لكل مرحلة من مراحل بيع المنافسة للموظفين المسؤولين عن هذه العمليات .
- إمكانية تحديد هل المرفق منتهي الصلاحية أم لا ، وهل مطابق للمطلوب ؟ نعم أم لا.
- إمكانية تسجيل عمليات الضمانات إلى نظام المنافسات مع ربطها مع رقم المنافسة .
- تقارير عن الضمانات المقدمة تحتوي معلومات الضمانات.
- طباعة طلب الارتباط لمنافسة ، وتحويله إلى وحدة الاعتمادات .
- كشف بالضمانات الابتدائية للعروض التي لم تقبل ويتم ربطها مع رقم المنافسة .
- طباعة خطاب الترسية من النظام
- يتيح النظام عمل تعديلات على قيمة العقد بحيث لا تزيد عن 10 % من قيمة العقد صعودا ولا تزيد عن 20 % من قيمة العقد نزولا
- يتيح النظام تسجيل شهادة الانجاز للعقود سواء بالنسبة او بقيمة الخصم او غرامات التأخير ويراعي ذلك فى المستخلص
يتيح النظام تسجيل المستخلصات وفق شهادة الانجاز ووفق الدفعات المحددة بالعقد وتوقيتها ويتاح ايضا صرف دفعة مقدمة من العقد بنفس قيمة شهادة ضمان مسجله فى النظام وبما لا يتجاوز 10 % من قيمة العقد ولا يتجاوز مبلغ 100 مليون وتحسم هذه الدفعة من مستخلصات العقد على اقساط
